Déclaration de confidentialité pour les employés, les postulants et les entrepreneurs indépendants

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TNS Parsons (« Parsons Paris »), 45 rue Saint Roch, 75001 Paris France (« nous » ou « Parsons Paris »), a préparé la présente Déclaration de confidentialité (y compris, le cas échéant, les programmes nationaux spécifiques) (la « Déclaration ») pour décrire ses pratiques en matière de collecte, d'utilisation, de stockage, de transfert et de traitement des données personnelles relatives aux Employés (tels que définis ci-dessous). Parsons Paris est le contrôleur responsable des données personnelles que nous collectons et traitons tel que décrit dans la présente Déclaration. Dans le cadre de la présente Déclaration, le terme « Employé » désigne :

• les anciens employés et les employés actuels ;
• les anciens consultants, entrepreneurs indépendants et agents, et les consultants, entrepreneurs indépendants et agents actuels ;
• les postulants ;
• les anciens travailleurs temporaires et les travailleurs temporaires actuels ;
• les employés à la retraite ;
• les anciens directeurs et cadres et les directeurs et cadres actuels.

Cette Déclaration fournit des informations sur les thèmes suivants :

• les données personnelles que nous collectons et utilisons ;
• la manière dont nous utilisons vos données personnelles et le fondement de leur utilisation ;
• les catégories spécifiques de données personnelles ;
• la façon dont nous stockons les données personnelles et qui peut y accéder ;
• qui a accès à vos données ;
• la manière dont nous protégeons et stockons vos données personnelles ;
• le transfert de vos données à l'international ;
• la confidentialité des données des personnes concernées ;
• l'exercice de vos droits ;
• comment nous contacter ;
• les modifications de la Déclaration de confidentialité.

1. Les données personnelles que nous collectons et utilisons

Nous sommes susceptibles de collecter vos données personnelles auprès de diverses sources. Il peut s'agir d'informations collectées directement auprès de vous (comme lorsque vous postulez à un emploi, êtes en poste ou en rupture de contrat) ou d'informations que nous collectons vous concernant auprès d'autres sources (si la loi l'autorise).

Certaines données personnelles sont requises du fait de la relation contractuelle que nous entretenons avec vous lorsque nous vous employons, pour nous permettre de remplir nos obligations contractuelles envers vous. Le non-accès à ces informations pourrait nous retarder, voire nous empêcher de remplir ces obligations.

1.1 Les données personnelles que nous collectons directement auprès de vous

Les catégories d'informations que nous sommes susceptibles de collecter directement auprès de vous incluent :

1. vos données personnelles (nom, âge, date et lieu de naissance, p. ex.) ;
2. vos coordonnées (numéro de téléphone, adresse e-mail, adresse postale, p. ex.) ;
3. les coordonnées de votre famille (coordonnées d'une personne à contacter en cas d'urgence : nom, lien de parenté, numéro de téléphone et adresse e-mail, p. ex.) ;
4. autres informations vous concernant, vous et votre famille (genre, situation matrimoniale pour les employés et les postulants, situation familiale, nombre de personnes à charge, p. ex.) ;
5. votre parcours de formation et votre expérience professionnelle (votre curriculum vitae, p. ex.) ;
6. toute autre information pertinente liée à votre candidature à un poste ou à votre emploi dans l'entreprise (nationalité, détention éventuelle d'un visa de séjour ou de travail en France, coordonnées bancaires, p. ex.) ;
7. votre numéro de sécurité sociale (pour les employés) ;
8. votre statut de citoyenneté ;
9. les informations relatives aux éventuels conflits d'intérêts (liens familiaux ou professionnels, p. ex.) ;
10. les informations relatives aux bénéficiaires ;
11. votre assurance responsabilité professionnelle et votre numéro d'enregistrement (pour les entrepreneurs indépendants) ; et
12. les photos utilisées à des fins d'identification (pour les enseignants).

1.2 Les données personnelles que nous générons

De plus, Parsons Paris génère des données personnelles dans les circonstances suivantes :

1. Concernant les employés et les entrepreneurs indépendants :
   1. identifiants des employés, comme les numéros d'identification et les autres numéros internes ;
   2. l'adresse e-mail de Parsons Paris ;
   3. les informations relatives à l'emploi (numéro d'employé, adresse e-mail universitaire, rapports d'évaluation annuels, notes de performance, registres de présence et d'absence, fiches de paie, contrats de travail, utilisation des systèmes de communication, appareils et systèmes informatiques, informations sur les déplacements, registres de formation, p. ex.) ; et
   4. les données de gestion des emplois et des salaires (montant du salaire, fiches de paie, coordonnées bancaires pour les virements, y compris nom de la banque, adresse de l'agence, codes BIC et IBAN, numéro Siret, p. ex.), détails du bénéficiaire, informations liées à la retenue fiscale à la source, registres de remboursement, certificat de travail et documentation contractuelle).
2. Concernant les postulants :
   1. informations de recrutement et d'évaluation (notes internes créées en rapport avec votre candidature, votre entretien, ou votre expérience ou vos qualifications professionnelles passées ; vos références et recommandations ; informations liées à la négociation de votre salaire ; informations sur vos liens éventuels avec un ou des employés actuellement en poste à Parsons Paris ou un ou plusieurs anciens employés).
3. Informations audio et visuelles fournies par les systèmes de capture et de lecture, les systèmes de visioconférence, les applications Web de réunions et les technologies similaires ;
4. Informations visuelles capturées par les caméras de sécurité.

1.3 Les données personnelles que nous collectons auprès d'autres sources

Nous utilisons des sources externes pour collecter certaines données personnelles lorsque la loi l'autorise. Voici des exemples de catégories d'informations que nous sommes susceptibles de collecter auprès d'autres sources :

1. données personnelles (nom, âge, date de naissance, p. ex.) ;
2. coordonnées (numéro de téléphone, adresse e-mail, adresse postale, p. ex.) ;
3. parcours de formation et expérience professionnelle (références d'anciens employeurs, p. ex.)
4. autres informations vous concernant ou concernant votre famille (genre, situation matrimoniale, situation familiale, p. ex.) ;
5. données relatives à la gestion du travail (données sur le versement des taxes) ; et
6. informations sur l'entreprise (pour les entrepreneurs indépendants)

2. La manière dont nous utilisons vos données personnelles et le fondement de leur utilisation

Nous utilisons vos données personnelles en lien avec votre candidature à un poste et avec votre emploi (actuel ou passé) chez nous ; pour :

1. remplir nos obligations envers vous en vertu de votre contrat de travail ou de l'accord que vous avez signé en tant qu'entrepreneur indépendant ;
2. exercer nos droits en vertu de votre contrat de travail ou de l'accord que vous avez signé en tant qu'entrepreneur indépendant ;
3. fournir tout service que vous pourriez nous demander ;
4. maintenir nos dossiers à jour ; et
5. respecter les obligations légales auxquelles nous sommes soumis.

Nous devons nous appuyer sur un fondement juridique pour traiter vos données personnelles. Dans la plupart des cas, le fondement juridique correspond à l'un des objectifs suivants :

1. remplir nos obligations contractuelles envers vous, par exemple pour nous assurer que votre salaire est correctement versé, ou que vous disposez d'un accès approprié à nos locaux ;
2. remplir nos obligations légales envers vous en vertu de notre contrat ou de notre relation de travail, par exemple nos obligations en matière de santé et de sécurité lorsque vous vous trouvez dans nos locaux ; ou envers un tiers (autorités fiscales, p. ex.) ; et
3. pour satisfaire nos intérêts légitimes, par exemple pour nous assurer de pouvoir vous fournir certains services, comme nos services de ressources humaines, et que nos registres sont exacts et à jour.

3. Les catégories spécifiques de données personnelles

Nous collectons et traitons certaines catégories spécifiques de données personnelles concernant nos Employés lorsque cela est nécessaire, et conformément aux lois locales en vigueur sur la protection des données. Plus particulièrement, Parsons Paris traite des données de santé et médicales, des informations sur l'adhésion syndicale, sur votre identité de genre, le sexe qui vous a été assigné à la naissance, votre choix de pronom d'appellation, et des informations sur les faits et les circonstances entourant les cas avérés ou les allégations de comportement sexuel répréhensible (susceptibles d'être collectées dans le cadre d'investigations ou d'examens d'allégations de comportement sexuel répréhensible, d'agression sexuelle ou d'activité illégale), et dans la limite autorisée par la législation locale, des informations liées à votre casier judiciaire, pour remplir nos obligations dans les domaines de l'emploi, de la santé et de la sécurité, et de la sécurité sociale si la législation locale l'exige et dans la limite autorisée et, si nécessaire, pour lancer ou défendre une procédure judiciaire. Dans certains cas, nous sommes également susceptibles de traiter des catégories de données spécifiques avec votre consentement explicite. Des informations spécifiques seront alors fournies aux Employés et aux entrepreneurs indépendants avant de recueillir leur consentement.

4. La façon dont nous stockons les données personnelles et qui peut y accéder

Parsons Paris tient à jour un registre automatique regroupant toutes les données personnelles des Employés. Ce registre automatique contient la plupart des données du dossier personnel de chaque Employé. De plus, Parsons Paris utilise des données personnelles dans différentes applications de ressources humaines, y compris des applications de gestion des salaires, des avantages, des talents et des performances. Nous sommes également susceptibles de posséder des dossiers personnels en version papier. Le service des Ressources humaines conserve ces dossiers dans un environnement sécurisé.

L'accès aux données personnelles est limité aux personnes qui en ont besoin aux fins précitées ou si la loi l'exige, y compris aux membres du service des Ressources humaines, aux responsables du service de l'Employé (y compris au personnel chargé de la gestion des tâches effectuées par des entrepreneurs indépendants), et aux représentants autorisés des contrôleurs internes de Parsons Paris (des services Conformité et Juridique, par exemple). Un accès peut également être octroyé selon le principe strict du « besoin de connaître » à d'autres responsables de l'établissement si la candidature de l'Employé est envisagée pour un autre poste, ou si un autre responsable nommé dans le service a besoin d'examiner les dossiers. Tous les Employés, y compris les responsables, sont tenus de respecter les exigences dictées par la présente Déclaration.

5. Qui a accès à vos données

De manière générale, nous ne partageons vos données personnelles avec aucun tiers (hormis les fournisseurs de services qui agissent en notre nom), à moins de pouvoir nous appuyer sur un fondement juridique pour le faire.

Nous faisons appel à des fournisseurs tiers pour exécuter divers services en notre nom. Par conséquent, il peut arriver que nous devions partager vos données personnelles avec ces tierces parties. Dans ce cas, nous mettons en place des mesures appropriées, afin de nous assurer que nos fournisseurs de services conservent vos données en toute sécurité.

Les autres situations dans lesquelles nous sommes susceptibles de divulguer vos données personnelles à une tierce partie sont les suivantes :

1. Parsons Paris est le campus européen de The New School, dont le siège mondial se situe aux États-Unis. Les différents campus collaborent étroitement avec notre centre d'exploitation américain. Il arrive aussi qu'ils collaborent entre eux. De ce fait, nous pouvons être amenés à partager certaines données personnelles vous concernant, collectées ou utilisées dans le cadre de nos programmes universitaires avec d'autres membres du personnel de The New School, travaillant dans notre campus principal aux États-Unis ou dans les autres campus ;
2. lorsque la loi l'autorise, pour protéger et défendre nos droits et notre propriété ; et
3. lorsque la loi et/ou les autorités publiques l'exigent.

6. La manière dont nous protégeons et stockons vos données personnelles

Nous appliquons des mesures physiques, techniques et organisationnelles conçues pour protéger les données personnelles que nous traitons. Ces mesures visent à garantir le respect de l'intégrité et de la confidentialité des données personnelles. Nous conservons vos données personnelles pour la durée du contrat de travail, à moins que la loi n'exige une durée de conservation plus courte ou qu'elles cessent d'être requises aux fins pour lesquelles elles avaient été obtenues à l'origine. Une fois que notre relation avec vous prend fin, nous conservons vos données personnelles dans nos archives pendant la durée nécessaire pour :

• continuer de vous faire bénéficier des avantages qui vous sont dus, comme une pension ou une assurance ;
• maintenir nos documents commerciaux à jour à des fins d'analyse/d'audit ;
• respecter les exigences de conservation des documents conformément à la loi en vigueur ;
• défendre une procédure judiciaire en cours ou en lancer une ; et
• répondre à vos éventuelles questions ou réclamations.

Nous supprimons vos données personnelles dès lors qu'elles ne sont plus requises à ces fins. Si nous ne parvenons pas à supprimer entièrement certaines informations de nos systèmes pour des raisons techniques, nous mettrons en place des mesures appropriées afin de prévenir tout traitement ou toute utilisation futurs de ces données.

7. Le transfert de vos données à l'international

Vos données personnelles peuvent être transmises, stockées et traitées dans un pays (comme les États-Unis) qui n'est pas considéré comme offrant un niveau de protection adéquat pour les données personnelles au regard de la législation européenne.

Nous avons donc mis en place des mesures de protection (comme des engagements contractuels) en réponse aux exigences légales applicables, pour nous assurer que vos données personnelles soient correctement protégées. Pour en savoir plus à ce sujet, contactez-nous en utilisant les coordonnées ci-dessous.

8. La confidentialité des données des personnes concernées

Il peut arriver que nous traitions les données personnelles de membres de votre famille, dont vos enfants et ayant-droits. Dans ce cas, nous traitons ces données conformément à la législation sur la protection des données telle qu'elle s'applique aux enfants.

9. L'exercice de vos droits

Vous avez certains droits en rapport avec vos données personnelles. Vous avez le droit d'accéder à vos données personnelles détenues par Parsons Paris, et dans certains cas, vous avez le droit de les faire corriger ou mettre à jour, effacer, restreindre ou envoyer (à vous même ou un tiers) dans un format électronique exploitable (droit à la portabilité des données). Vous pouvez aussi vous opposer à la façon dont Parsons Paris utilise vos données personnelles si le fondement juridique du traitement de ces informations correspond à notre intérêt légitime. De plus, vous pouvez donner des directives quant au devenir de vos données personnelles après votre mort.

Lorsque nous utilisons vos données personnelles avec votre consentement pour fondement juridique, vous avez le droit de retirer ce consentement à tout moment. Vous avez aussi le droit de porter réclamation auprès de l'autorité compétente en matière de contrôle de la protection des données.

Si vous souhaitez exercer vos droits ou nous contacter en cas de changements à vos données personnelles, veuillez consulter notre site « Date Subject Access Rights » au : https://ispo.newschool.edu/dsar/.

10. Comment nous contacter

Si vous avez des questions ou des commentaires sur la manière dont vos données personnelles ont été utilisées, contactez-nous à l'adresse privacyoffice@newschool.edu ou :

The New School
Office of Information Security and Privacy
71 Fifth Avenue, 9th Floor
New York, NY 10003 États-Unis

Nous nous engageons à collaborer avec vous pour que toute réclamation ou question liée à la confidentialité de vos données puisse être résolue de façon juste. Toutefois, si vous pensez que nous n'avons pas été en mesure de vous assister dans une telle situation, vous êtes en droit de porter réclamation auprès de l'autorité compétente en matière de contrôle de la protection des données.

• Pour Parsons Paris, l'autorité compétente en matière de contrôle de la protection des données est la Commission nationale de l'informatique et des libertés – CNIL, 3 Place de Fontenoy, TSA 80715 – 75334 Paris, Cedex 07, https://www.cnil.fr/.

11. Les modifications de la Déclaration de confidentialité

Vous pouvez nous demander une copie de la présente Déclaration en utilisant les coordonnées indiquées ci-dessus. Nous sommes susceptibles de modifier ou de mettre à jour la présente Déclaration de temps à autre.

Si les modifications apportées à la présente Déclaration risquent d'avoir une incidence fondamentale sur la nature du traitement des données ou un impact important pour vous, nous vous en avertirons avec un préavis suffisant pour que vous puissiez faire valoir vos droits (vous opposer au traitement des données, par exemple).

Révisé le 11 novembre 2020

Adopté le 1er juin 2020

Historique du document

Date	Description
1 juin 2020	Publication première
11 novembre 2020	Ajout de l’adresse du site DSAR